예전에 한 컨설팅 회사에서 인턴을 할 때, 함께 일했던 컨설턴트 분이 한 말이다.
‘주니어(입사한지 얼마 안되는 사원들)에게 제일 중요한 것 중에 하나가 바로 미팅에서 노트 테이킹(메모) 하는 것이다. 그리고 미팅이 끝나면 항상 미팅 서머리를 보내는 것도 잊지 말아야 한다’
흔히 주니어들에게 근면/성실한 자세를 요구하는 회사가 많은데, 사실 이런 ‘근면/ 성실’이라는 애매한 말 보다는 구체적인 방법과 아웃풋을 제시해 주는 것이 훨씬 더 가치있다고 생각했다.
P&G에 들어가니까 역시 제일 먼저 미팅 서머리를 보내는 것을 배웠다. 심지어 미팅 서머리를 어떤 형식으로 보내는 게 좋을지에 대한 것도 교육을 해 주었다.
(돌이켜보면 P&G에는 참 신기한 지식과 노하우가 많이 축적되어 있었던것 같다. 이런 지식과 경험들도 모두 있는 것을 보면 정말 신기하다. 아무튼..)
미팅 서머리를 보내라고 하면, 미팅에서 부장님이 무슨 이야기를 했고, 거기에 과장님이 뭐라고 답했고, 그 다음에 무엇을 했고.. 등등으로 그 미팅에서 있었던 대화들을 line-by-line으로 보내는 사람들이 있다. 이런 미팅 서머리는 꽝이다.
P&G에서 배운 것 + 내가 일하면서 느낀 미팅 서머리의 내용과 형식에는 아래의 것들이 포함되어야 한다.
1. 미팅의 목적
2. 미팅의 참석자들
3. Key Learning 혹은 key implication
3. 미팅에서 결정된 내용
4. Follow-up and/or next steps
제일 중요한 것은 미팅의 목적이다. 왜 그 미팅을 했는지가 명확해야 한다. 미팅의 목적이 없으면 애초에 미팅을 해서도 안되겠지만, 혹시라도 목적을 알 수 없는 미팅에 참석했다고 하더라도 목적을 더 명확하게 물어보는 것은 항상 가치가 있다.
그 다음으로 중요한 것은 미팅의 참석자들이다. 가끔 미팅 서머리에 도대체 누구랑 한 미팅인지 없을 때가 많다. 그렇게 되면 key decision maker 가 누구였는지도 알 수 없는 경우가 많다.
미팅 서머리에서 구분해야 할 것 중에 하나가 바로 Facts로 밝혀진 것과 앞으로 결정을 해야 될 내용들이다. 즉, key implication or learning은 의견의 alignment 와는 다른데, 의견보다는 facts에 가까운 내용을 적어야 한다. 물론 이 항목은 미팅 혹은 프로젝트의 목적에 따라서 있을 수도 있고, 없을 수도 있다.
미팅에서 결정된 내용은 alignment라고 해도 좋고, decision made라고 해도 좋다. 아무튼 미팅에서 결정된 내용들과 그것들이 앞으로 실행될 것인지 아니면 안하기로 한 것인지 등등에 대해서 확실하게 말해 주어야 할 것 이다.
마지막으로 중요한 것은 Follow-up 혹은 next step이다. 여기에서 중요한 것은 1) 누가, 2) 무엇을, 3) 언제까지 하기로 했는지를 못 박아 두는 것이다. 이 내용이 없으면 공중에 떠 버리는 일들이 생긴다.
그런데 이런 일은 도대체 왜 항상 가장 낮은 지위의 사람들에게 시키는 걸까?
혼내주려고? 아니면 윗 사람들은 하기 싫어하니까?
아니다.
가장 지위가 낮은 사람은 경험이 많이 없기 때문에 미팅 내용을 잘못 이해할 수도 있다. 하지만 이렇게 미팅 서머리를 쓰게 되면 미팅에 대한 내용을 이해하는 데 도움이 된다. 보통 이런 미팅 노트를 보내기 전에 그 미팅에 참여한 사람들과 한번 더 이야기를 해 보면서, 그 때 미팅 당시에 했던 말들이나 데이터의 정확한 의미를 다시 한번 확인해 보게 되기도 한다.
따라서, 모르는 내용이 생기더라도 주저 말고 물어보면 된다. 그게 이 미팅 노트 서머리를 가장 어린 사람에게 맡기는 이유이기 때문이다.
나도 이번 여름에 모 컨설팅 회사에서 인턴을 했다.
처음 몇번의 미팅에서 멍하니 앉아 있었다. 사실 팀에서 내가 가장 어린 주니어는 아니었지만, 어쨌거나 나는 인턴이었으므로, 이런 미팅 노트는 내가 적었어야 했다. 그런데 한마디로 멍때린거다.
며칠이 지나고 문득 내가 멍때리고 있었음을 깨달았다. 아니나다를까 팀장님도 비슷한 피드백을 주셨다. 물론 그 다음부터는 열심히 미팅노트를 적었다.
항상 새로운 조직에 가면 명심하자.
노트 테이킹, 미팅 서머리.
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글을 다 쓰고 나서 주의할 점이 하나 생각났다.
그 조직에서 쓰는 미팅 서머리 포맷이 있다면 일단 무조건 그것을 따라야 한다.
위의 형식과 내용은 내가 생각하기에 합리적이고, 필요하다는 것이지, 모든 조직이 그렇다는 것은 아니다.
이런 business custom은 조직마다 필요에 따라서 정해지므로, 만약 이미 정해진 형식이 있다면 그대로 해야 한다.
